De acuerdo con el director de operaciones de Vert Analytics, Rolando Bonaccorsi, la automatización de procesos se presenta con frecuencia como un camino directo para reducir los gastos operativos, pero esta ecuación no siempre resulta como se promete. Muchas empresas invierten en sistemas automatizados esperando ver cómo su presupuesto disminuye rápidamente y descubren, meses después, que parte del gasto simplemente cambió de lugar dentro de la operación, sin desaparecer realmente.
Dicho esto, la confusión entre eliminar y desplazar costos es uno de los errores más recurrentes en proyectos de automatización mal planificados. La reducción de un gasto visible, como las horas de trabajo manual, suele ocultar la aparición de otros, como el mantenimiento de sistemas, la capacitación del equipo y los ajustes continuos en los procesos. Entonces, ¿realmente vale la pena automatizar en estas condiciones? Descúbrelo en los próximos párrafos.
¿Qué suele salir mal en los cálculos de automatización?
El error típico comienza en la fase de planificación, cuando el cálculo del retorno considera únicamente el ahorro en mano de obra e ignora los costos indirectos que surgen después de la implementación. La integración con los sistemas existentes, las licencias y el soporte técnico rara vez se incluyen en el cálculo inicial, y es ahí donde la promesa de reducción comienza a desmoronarse.
La mayoría de estos errores de proyección ocurren porque la automatización se trata como un evento único y no como un proceso continuo de mantenimiento y evolución. Rolando Bonaccorsi destaca que un sistema automatizado requiere actualizaciones, correcciones y adaptaciones a medida que cambia la operación, y cada una de estas etapas tiene un costo que rara vez aparece en la propuesta comercial original.
La automatización de procesos desplaza costos en lugar de eliminarlos
En muchos casos, lo que realmente hace la automatización de procesos es transferir el gasto de un punto de la cadena a otro, en lugar de eliminarlo. El trabajo que antes realizaba una persona pasa a ser ejecutado por un sistema, pero alguien todavía necesita configurar, supervisar y corregir ese sistema cuando falla, como señala Rolando Bonaccorsi. Teniendo esto en cuenta, entre los desplazamientos más comunes se encuentran:
- Mano de obra: la función manual desaparece, pero surge la necesidad de analistas que supervisen el sistema;
- Infraestructura: el software sustituye el proceso anterior, pero requiere servidores, licencias e integraciones de pago;
- Calidad: los errores que antes eran identificados por un empleado pueden pasar desapercibidos hasta generar retrabajo a mayor escala;
- Dependencia técnica: la empresa se vuelve dependiente del proveedor de la solución para cualquier ajuste futuro.
Estos desplazamientos no hacen que la automatización sea inútil, pero cambian completamente la manera en que debería calcularse el retorno. Ignorar estas variables es lo que lleva a tantas empresas a concluir, demasiado tarde, que el proyecto no generó el ahorro esperado.
¿Cómo calcular el retorno real antes de invertir?
Calcular el retorno real de un proyecto de automatización de procesos exige mirar más allá de la reducción inmediata de las horas trabajadas. Es necesario sumar el costo total de propiedad, que incluye implementación, mantenimiento, capacitación y posibles interrupciones durante la transición hacia el nuevo sistema.
Tal como destaca el director de operaciones de Vert Analytics, Rolando Bonaccorsi, el horizonte temporal utilizado en la proyección también suele distorsionar el resultado. Un cálculo realizado para doce meses puede parecer favorable, mientras que la misma cuenta, extendida a tres o cinco años, revela un escenario mucho menos ventajoso, especialmente cuando el sistema requiere actualizaciones recurrentes para seguir funcionando.
¿Dónde realmente compensa la automatización de procesos?
No todos los escenarios producen este tipo de desplazamiento problemático. Rolando Bonaccorsi también señala que los procesos altamente repetitivos, con un volumen estable y reglas bien definidas, tienden a beneficiarse de manera consistente, porque el margen de error humano desaparece sin generar una complejidad técnica proporcional. De hecho, este es el punto de partida más seguro para cualquier decisión de inversión en esta área: identificar dónde la repetición ya resulta costosa antes de automatizar.
El retorno de la automatización depende de dónde se mida el costo
Cuando el análisis del retorno considera todos los costos desplazados, la automatización deja de ser una apuesta y pasa a convertirse en una decisión basada en cifras reales. Así, la diferencia entre un proyecto exitoso y una inversión frustrada radica menos en la tecnología elegida y más en la precisión y transparencia de la proyección financiera realizada antes de firmar cualquier contrato. Por lo tanto, antes de automatizar, es importante revisar la propia estructura de costos desde una perspectiva más rigurosa.
