Según el ejecutivo Valdoir Slapak, con experiencia en administración y finanzas, el conocimiento sobre pagos, cierres, conciliaciones y relaciones con los bancos suele concentrarse en una sola persona, lo que representa un riesgo para la gestión financiera que rara vez aparece en los estados financieros. La ausencia o el cambio de función de este profesional pueden interrumpir rutinas fundamentales para el control financiero.
Documentar las rutinas es una forma de reducir este riesgo sin burocratizar la operación. En este sentido, la planificación de la sucesión financiera consiste en transformar el conocimiento individual en procesos, de modo que la empresa mantenga la disciplina de caja y la calidad de la información, incluso cuando hay un cambio de responsables.
El riesgo financiero de depender de una sola persona
La dependencia de una sola persona suele desarrollarse de manera silenciosa. Con el tiempo, quien conoce los plazos de los proveedores, los accesos a los sistemas, las particularidades de cada cliente y la lógica del cierre mensual se convierte en el punto de consulta informal del área, mientras que las decisiones del día a día dejan de registrarse. Sin embargo, cuando el equipo crece o la rutina se vuelve más compleja, esta informalidad deja de ser un simple detalle y comienza a limitar la capacidad de la empresa para crecer con seguridad.
Según Valdoir Slapak, el riesgo aparece cuando el conocimiento existe únicamente en la memoria de quien ejecuta la tarea, ya que cualquier ausencia, período de vacaciones o cambio de función puede retrasar pagos, comprometer el cierre y reducir la confianza en las cifras. Como consecuencia, la empresa empieza a tomar decisiones con información incompleta.
Este tipo de dependencia también afecta al gobierno corporativo, pues dificulta saber quién aprueba cada asunto y con base en qué criterio. La documentación de las rutinas devuelve a la empresa la visibilidad sobre cómo se realiza el trabajo y permite que la gestión de riesgos contemple la continuidad de las actividades financieras.
Por dónde empezar: las rutinas que más impactan en la caja
No todas las rutinas tienen la misma importancia, y tratar de documentarlas todas al mismo tiempo suele llevar al abandono del proyecto. El punto de partida debe ser el conjunto de actividades cuya interrupción genera un efecto inmediato en la caja: pagos a proveedores y de nóminas, cobros, conciliación bancaria, cierre mensual y proyección de caja.
Valdoir Slapak destaca que el orden de prioridad debe responder al impacto de un posible fallo, y no a la facilidad para redactar el procedimiento. Las rutinas con plazos inaplazables y montos relevantes deben abordarse primero. Al mismo tiempo, conviene identificar quién ejecuta cada una de ellas y quién cuenta con los conocimientos suficientes para sustituir a esa persona en caso de ausencia.
Este mapeo también permite identificar dónde existe una concentración excesiva de responsabilidades. Cuando una misma persona figura como único responsable de varias rutinas críticas, la empresa puede reconocer con claridad qué parte de la planificación financiera y del control financiero está más expuesta y distribuir las responsabilidades de manera gradual. Una vez identificados los responsables, resulta más sencillo priorizar qué rutinas se documentarán en el primer ciclo y cuáles quedarán para las etapas siguientes.
¿Qué debe incluir el registro de cada rutina?
Una rutina documentada debe ser comprensible para alguien que nunca la haya ejecutado. Esto requiere describir el objetivo de la actividad, su periodicidad, los sistemas y archivos utilizados, las etapas en el orden en que se realizan, los criterios de decisión y los puntos en los que existen excepciones o aprobaciones. Cuanto más claro sea el texto, menor será la posibilidad de que se olvide una etapa o se ejecute de manera diferente en cada cierre.
El registro también debe incluir el motivo de cada etapa, y no solo la secuencia de tareas. De esta manera, quien asuma la rutina comprenderá qué se está controlando y podrá actuar ante una situación que no esté contemplada en el manual.
El formato puede ser sencillo, como una guía escrita con capturas de pantalla, siempre que esté estandarizado y disponible en un lugar accesible para todas las personas involucradas. Por el contrario, los documentos demasiado extensos tienden a no consultarse, por lo que debe prevalecer la objetividad. Los controles del área adquieren mayor consistencia cuando cada actividad sigue un mismo modelo de registro.
¿Cómo mantener la documentación actualizada y probar la transición?
Documentar es el primer paso; mantener el material actualizado es lo que lo hace útil. Las rutinas cambian cuando se sustituye un sistema, cuando un banco modifica un procedimiento o cuando la empresa adopta una nueva política. Un manual desactualizado puede ser peor que la ausencia de un manual. Definir quién revisa el material y con qué frecuencia evita que el registro quede relegado entre las demandas del día a día.
Valdoir Slapak señala que la forma más fiable de probar la documentación consiste en pedir a otra persona que ejecute la rutina siguiendo únicamente las instrucciones registradas. Los puntos en los que necesite ayuda indican qué aspectos deben explicarse mejor y orientan la revisión del texto, lo que contribuye a una gestión financiera menos dependiente de personas concretas.
La documentación de las rutinas deja de ser un proyecto puntual cuando la empresa designa responsables de actualizarla, establece una fecha de revisión y la incorpora al calendario de cierres. Las rutinas documentadas, probadas y distribuidas entre más de una persona preservan la continuidad de las actividades y reducen la exposición a riesgos derivados de depender de un único profesional.
